Geeignete Abläufe für die Automatisierung finden

Wo sich ein genauer Blick auf den Ablauf lohnt

Ein Team überträgt dieselben Informationen in mehrere Listen. Aufgaben wechseln per E-Mail die Zuständigkeit, ohne dass ihr Status sichtbar bleibt. Oder mehrere Personen suchen regelmäßig nach fehlenden Angaben. Solche Situationen geben einen Anlass, den Ablauf zu prüfen; sie legen die Lösung noch nicht fest.

• Wiederkehrende Handarbeit

  Welche Angaben werden erneut erfasst, kopiert oder abgeglichen? Entscheidend ist auch, wie häufig das vorkommt und welche Nacharbeit entsteht.

• Übergaben mit Rückfragen

  Wo wartet eine Aufgabe auf Informationen oder eine Entscheidung? Wir betrachten, was die übernehmende Person braucht und wer fehlende Angaben klären kann.

• Mehrere mögliche Verbesserungen

  Wenn viele Ideen im Raum stehen, hilft die gemeinsame Bewertung dabei, einen sinnvollen ersten Schritt einzugrenzen.

Ein konkreter Vorgang als Ausgangspunkt

Beschreiben Sie einen typischen Vorgang vom Auslöser bis zum Abschluss: Wer ist beteiligt, welche Programme und Listen werden genutzt und an welcher Stelle wird es umständlich? Beziehen Sie möglichst die Menschen ein, die den Vorgang bearbeiten und die nächste Aufgabe übernehmen.

Hilfreich sind Angaben zur Häufigkeit, zu Wartezeiten und Rückfragen sowie ein Beispiel für einen Sonderfall. Schätzungen und gemessene Werte sollten unterscheidbar bleiben. Fehlende Zahlen können als offene Frage in die Bewertung eingehen; für den ersten Kontakt genügt eine kurze Beschreibung ohne vertrauliche Unterlagen.

Schritte und Übergaben gemeinsam nachvollziehen

Wir klären Bedarf, Ablauf und Beteiligte an einem überschaubaren Ausschnitt. Dabei geht es zunächst darum, das Problem und seine Ursachen zu verstehen.

1. Anfang und Ende festlegen

   Was löst den Vorgang aus, und wann gilt er als erledigt? Diese Grenze verhindert, dass aus einer einzelnen Übergabe ungeplant ein Vorhaben für die ganze Organisation wird.

2. Informationen und Zuständigkeiten verfolgen

   Welche Angaben liegen an jedem Schritt vor, wo kommen sie her und wer bearbeitet sie weiter? Manuelle Übertragungen und fehlende Zuständigkeiten werden dabei sichtbar.

3. Regelfall und Ausnahmen unterscheiden

   Was läuft immer gleich, und wann muss jemand nachfragen oder entscheiden? Ein Ablauf mit vielen ungeklärten Ausnahmen braucht andere Maßnahmen als eine wiederkehrende Übertragung mit klaren Regeln.

Woran wir mögliche Maßnahmen messen

Die Bewertung verbindet die erwartete Entlastung mit dem Aufwand und den Voraussetzungen einer Änderung. Ein lästiger Schritt ist nicht automatisch der beste erste Anwendungsfall.

• Nutzen im Arbeitsalltag

  Wie oft tritt das Problem auf, wen betrifft es und welche Arbeit könnte entfallen? Weniger Rückfragen oder eine klarere Zuständigkeit können ebenso relevant sein wie weniger Eingaben.

• Aufwand und Budgetrahmen

  Welche Abstimmungen und Änderungen wären nötig? Auch die Einführung im Team, die Pflege des Ablaufs und bei Software der spätere Betrieb zählen zum Aufwand.

• Voraussetzungen und Risiken

  Sind Informationen verlässlich und Regeln klar? Welche Zugänge fehlen, welche Fehler könnten bei einer automatischen Weitergabe entstehen und an welcher Stelle muss ein Mensch prüfen?

Auch eine organisatorische Änderung kann genügen

Wenn Angaben fehlen, kann eine einheitliche Vorlage helfen. Ist die Zuständigkeit unklar, kann eine eindeutige Übergaberegel der erste Schritt sein. Bei vorhandener Software lohnt sich die Prüfung, ob deren Funktionen bereits ausreichen. Erst danach lässt sich sinnvoll über eine ergänzende Automatisierung oder individuelle Anwendung entscheiden.

Unklare Regeln und unzuverlässige Daten werden durch Automatisierung nicht von selbst besser. Seltene Sonderfälle oder Entscheidungen, die Erfahrung und Abwägung verlangen, können weiterhin bei den Beteiligten bleiben. Ob KI für einen einzelnen Schritt geeignet ist, wäre gesondert zu prüfen.

Ohne belastbare Angaben lässt sich keine sichere Einsparung oder Amortisationszeit nennen. Offene Voraussetzungen können auch dazu führen, einen Vorschlag zurückzustellen und zuerst den Ablauf zu klären.

Ein eingegrenzter Anwendungsfall für den nächsten Schritt

Das Ergebnis der Prozessberatung ist ein klar abgegrenzter, priorisierter Anwendungsfall als Entscheidungsgrundlage. Er beschreibt, welcher Ausschnitt verbessert werden soll und warum dieser Schritt gegenüber anderen Möglichkeiten sinnvoll erscheint.

Dazu werden das betrachtete Problem, die Beteiligten, der erwartete Nutzen, der Aufwand und noch offene Voraussetzungen zusammengeführt. So können Sie entscheiden, ob Sie zuerst eine organisatorische Änderung erproben, vorhandene Werkzeuge besser nutzen oder eine technische Umsetzung konkretisieren möchten.

Umfang und Form der Aufbereitung stimmen wir für das Vorhaben ab. Eine vollständige technische Spezifikation oder ein verbindliches Entwicklungsangebot setzen weitere Klärung und eine entsprechende Vereinbarung voraus.

Beispiel: Eine Anfrage zwischen zwei Teams übergeben

Dieses fiktive Beispiel veranschaulicht die Bewertung. Es beschreibt kein Kundenprojekt und keine gemessenen Beratungsergebnisse.

Ein Team nimmt eine interne Anfrage per E-Mail an und trägt sie in eine Liste ein. Ein zweites Team übernimmt die Bearbeitung, fragt fehlende Angaben nach und meldet den Status per E-Mail zurück. Das erste Team aktualisiert daraufhin die Liste.

1. Die Ursache prüfen

   Entstehen Rückfragen durch fehlende Angaben, eine unklare Zuständigkeit oder einen nicht sichtbaren Status? Dazu wären typische Anfragen, die benötigten Informationen und die beteiligten Personen zu betrachten.

2. Möglichkeiten vergleichen

   Eine gemeinsame Vorlage und eine feste Übergaberegel könnten bereits helfen. Reichen die vorhandenen Werkzeuge aus, wäre keine neue Anwendung nötig. Bleibt die doppelte Erfassung bestehen, käme eine gemeinsame Erfassung mit Status infrage.

3. Einen ersten Ausschnitt abgrenzen

   Ein möglicher Anwendungsfall wäre die vollständige Übergabe eines häufigen Anfragetyps an die zuständige Person. Seltene Ausnahmen blieben zunächst in der persönlichen Abstimmung. Vor einer Umsetzung wären Häufigkeit, Aufwand und Eignung der vorhandenen Werkzeuge zu klären.

Wenn eine Softwaremaßnahme sinnvoll ist

Aus einem priorisierten Anwendungsfall kann ein Entwicklungsauftrag werden. Dafür werden Funktionen, Daten, Rollen und Schnittstellen konkretisiert und der erste Umfang vereinbart. Wie wir die Anwendung entwickeln, erproben und einführen, erfahren Sie auf unserer Seite zur individuellen Softwareentwicklung.