KI-Funktionen passend zu Ihrer konkreten Aufgabe

Möglicher Anwendungsfall: Angaben aus Dokumenten vorbereiten

Dieses Beispiel beschreibt eine mögliche Anwendung zur Eignungsprüfung, kein umgesetztes Kundenprojekt und keine verfügbare Demo. Ob die Funktion für Ihre Unterlagen geeignet ist, muss anhand repräsentativer Beispiele geprüft werden.

• Eingangsdaten

  Ein abgegrenzter Dokumenttyp, etwa wiederkehrende schriftliche Anfragen, und eine Liste der gesuchten Angaben. Für die Erprobung werden auch unvollständige, abweichend formatierte und schlecht lesbare Unterlagen benötigt.

• Gewünschtes Ergebnis

  Ein Vorschlag für strukturierte Angaben, beispielsweise Anliegen, Termin und genannte Artikel, mit Verweis auf die jeweilige Textstelle. Fehlende oder widersprüchliche Angaben sollen zur Klärung vorgelegt werden. Das ist ein Prüfziel, keine zugesagte Erkennungsleistung.

• Menschliche Prüfung

  Die zuständige Sachbearbeitung vergleicht die vorgeschlagenen Angaben mit dem Original, ergänzt oder korrigiert sie und gibt sie vor der Übernahme in den weiteren Ablauf frei.

• Grenzen

  Unleserliche Stellen, uneindeutige Formulierungen oder wechselnde Dokumentstrukturen können zu falschen und fehlenden Angaben führen. Auch ein plausibler Vorschlag kann unbelegt sein. Eine eigenständige Freigabe oder verbindliche Entscheidung ist in diesem Beispiel nicht vorgesehen.

Möglicher Anwendungsfall: Antworten in internen Unterlagen finden

Auch dieses Beispiel ist eine mögliche Anwendung zur Eignungsprüfung und keine KI-Referenz aus unseren gezeigten Projekten. Es setzt gepflegte Unterlagen und geklärte Zugriffsrechte voraus.

• Eingangsdaten

  Ein freigegebener Bestand interner Anleitungen oder Prozessbeschreibungen mit erkennbarem Stand und zuständiger Person. Dazu kommen typische Fragen aus dem Team und die Festlegung, wer welche Quellen lesen darf.

• Gewünschtes Ergebnis

  Ein Antwortentwurf mit überprüfbaren Fundstellen aus den zugänglichen Unterlagen. Bei fehlenden, veralteten oder widersprüchlichen Quellen soll die Anwendung auf die offene Frage hinweisen. Ob sie das zuverlässig tut, gehört in die Erprobung.

• Menschliche Prüfung

  Die nutzende Person prüft Fundstelle und Gültigkeit, bevor sie eine Antwort für ihre Arbeit übernimmt. Für unklare Inhalte bleibt die fachlich zuständige Person ansprechbar; sie entscheidet auch über Korrekturen am Wissensbestand.

• Grenzen

  Eine Antwort kann den Zusammenhang verkürzen, die falsche Quelle heranziehen oder Inhalte ergänzen, die dort nicht stehen. Ein Quellenverweis allein bestätigt die Richtigkeit nicht. Fehlende Informationen und ungeklärte Zugriffsrechte lassen sich durch eine KI-Suche nicht ersetzen.

Vor der Erprobung die Datengrundlage klären

Welche Unterlagen sind relevant, wie aktuell und lesbar sind sie, und wer darf sie für den vorgesehenen Zweck verwenden? Benötigt werden auch Beispiele für Ausnahmen sowie eine fachlich verantwortliche Person, die das erwartete Ergebnis beurteilen kann.

Vor einer Verarbeitung sind Anbieter, Betriebsumgebung, Zugriffsrechte, Speicherung und Löschung sowie eine mögliche Weitergabe an beteiligte Dienste zu klären. Die Auswahl richtet sich nach den konkreten Daten und Anforderungen. Ein bestimmter Anbieter, lokaler Betrieb oder eine pauschale Datenschutzgarantie werden damit nicht zugesagt.

Berechtigungen müssen auch für Suchergebnisse, Antwortentwürfe und ihre Quellen gelten. Für die erste Abstimmung genügt eine Beschreibung der Aufgabe ohne vertrauliche Unterlagen. Welche Testdaten anschließend geeignet sind und wie sie bereitgestellt werden, ist gesondert zu vereinbaren.

Mit realistischen Fällen prüfen, bevor der Alltag davon abhängt

Ein überzeugendes Einzelbeispiel reicht für die Entscheidung nicht aus. Für einen begrenzten Prototyp sind Prüffälle und Erfolgskriterien vorab festzulegen. Das folgende Vorgehen beschreibt, was für die Bewertung zu vereinbaren ist; Umfang und Durchführung hängen vom Vorhaben ab.

1. Prüffälle und erwartete Ergebnisse festlegen

   Typische Vorgänge, seltene Ausnahmen, fehlende Angaben, widersprüchliche Quellen und nicht erlaubte Zugriffe gehören in die Auswahl. Die Fachverantwortlichen halten fest, welches Ergebnis richtig wäre und wann die Anwendung eine Frage zur manuellen Bearbeitung abgeben soll.

2. Fehler und Prüfaufwand sichtbar machen

   Vorschläge werden mit den erwarteten Ergebnissen und Originalquellen verglichen. Falsche Angaben, Auslassungen, unbelegte Antworten und Zugriffsfehler werden getrennt betrachtet. Auch Korrekturaufwand, Bearbeitungszeit und laufende Kosten zählen; eine feste Genauigkeitsquote wird nicht versprochen.

3. Über Einsatz oder Alternative entscheiden

   Die verantwortlichen Personen beurteilen, ob die vereinbarten Kriterien erreicht werden und die notwendige Kontrolle im Alltag leistbar ist. Das Ergebnis kann eine begrenzte Integration, eine weitere Erprobung oder der Verzicht auf KI sein. Änderungen an Daten, Modell oder Konfiguration erfordern eine erneute Prüfung der betroffenen Fälle.

Zuständigkeit und Fehlerbehandlung gehören zur Funktion

Vor dem Einsatz muss feststehen, wer Vorschläge prüft und freigibt, wer unklare Fälle übernimmt und wer Fehler behebt. Für die beiden beschriebenen Beispiele bleibt die fachliche Entscheidung beim Menschen. Die Oberfläche muss Original und Vorschlag so zeigen, dass ein Vergleich möglich ist.

Eine plausibel formulierte Antwort oder eine vom Modell angegebene Sicherheit ersetzt keine Prüfung. Wenn Quellen fehlen, Ergebnisse widersprüchlich sind oder der Dienst ausfällt, braucht das Team einen vereinbarten Weg zur manuellen Bearbeitung. Welche Vorgänge dokumentiert werden und wie Fehler zurückgemeldet werden, ist vor der Einführung festzulegen.

Die geprüfte Funktion in den Arbeitsablauf einordnen

Erst nach der Eignungsprüfung wird der Umfang einer Integration festgelegt: Welche Daten werden gelesen, wo erscheinen Vorschläge und wer darf freigegebene Ergebnisse in ein anderes System übernehmen? Verfügbare Schnittstellen und Berechtigungen bestimmen, was sich umsetzen lässt.

Für den Betrieb sind Verantwortliche für Zugänge, Quellenpflege, Fehlerbearbeitung und Änderungen zu benennen. Auch Verfügbarkeit, laufende Kosten und die Wiederholung der Prüffälle müssen vereinbart werden. Ein unterstütztes Betriebsmodell oder ein Wartungsumfang ergibt sich erst aus dieser Abstimmung.

Die Entwicklung der Oberfläche und der Schnittstellen folgt dem vereinbarten Softwareumfang. Wie wir diesen abgrenzen und eine erste Version erproben, beschreibt unsere Seite zur individuellen Softwareentwicklung.

Klare Regeln oder eine gute Suche können ausreichen

Liegen Angaben bereits strukturiert vor, kann eine Schnittstelle oder ein Formular genügen. Bei eindeutigen Regeln ist eine regelbasierte Verarbeitung zu prüfen. Für einen überschaubaren Wissensbestand können eine gepflegte Ablage und die vorhandene Volltextsuche der passende Weg sein.

KI ist kein Selbstzweck: Fehlen geeignete Daten, lässt sich das Ergebnis nicht sinnvoll kontrollieren oder überwiegen Prüfaufwand und Fehlerfolgen, sollte der Einsatz zurückgestellt werden. Die Prozessberatung hilft dabei, zuerst den Arbeitsschritt und mögliche Alternativen einzugrenzen.